Pascale Robitaille ci-après « la sexologue » reconnaît l’importance d’assurer la protection des renseignements personnels recueillis via son site Internet ou par tout autre moyen technologique. À ce titre, la sexologue est responsable de la protection des renseignements personnels détenus ou confiés, le cas échéant, à un tiers.
Par « renseignements personnels », il convient d’entendre tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou non, de l’identifier.
La présente Politique de confidentialité s’applique à toute personne qui visite le présent site Internet et utilise les différents services qui y sont présentés ou interagit avec la sexologue par le biais du site Internet ou de tout autre moyen technologique.
La politique fait état de la manière dont la sexologue protège vos renseignements personnels et ce, afin de tenir compte des exigences des lois applicables en la matière au Québec, à savoir :
- Code des professions (RLRQ, c. C-26);
- Code de déontologie des sexologues (RLRQ, c. C-26, r. 222.1.2.01);
- Règlement sur les dossiers, les cabinets de consultation et autres bureaux et la cessation d’exercice des membres de l’Ordre professionnel des sexologues du Québec (RLRQ, c. C-26, r. 222.1.4);
- Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1).
Comme sexologue psychothérapeute et travailleuse autonome, la professionnelle a désormais les responsabilités suivantes au sein de la clinique concernant sa clientèle:
- Appliquer la Loi sur la protection des renseignements personnels
- Répondre aux demandes relatives aux renseignements personnels (ex. accès, rectification, cession de diffusion, etc.)
- Mettre en place des règles de gouvernance relatives aux renseignements personnels
- Tenir des registres de communication des renseignements personnels
- Aviser la Commission d’accès à l’information de tout incident de confidentialité impliquant des renseignements personnels
- Tenir un registre des incidents de confidentialité impliquant des renseignements personnels
Pour toutes informations supplémentaires, veuillez me contacter directement
Pascale@sexotherapie.ca
Responsable de la protection des renseignements personnels
Comme sexologue psychothérapeute et travailleuse autonome, je m’engage à assurer un environnement de travail professionnel, sécuritaire et digne de confiance. Pour vous fournir des soins optimisés et un excellent service, je recueille certains renseignements personnels (nom complet, adresse, numéro de téléphone, adresse courriel, date de naissance, emploi) et sur la santé (éléments médicaux et/ou psychologiques, médications) que (a) je recueille auprès de vous, ou (b) reçois de vos autres fournisseurs de soins de santé avec votre consentement.
Vos renseignements personnels ne seront jamais recueillis, divulgués ou utilisés sans votre connaissance des faits ou sans votre consentement. Seules les personnes ayant un besoin de connaître un renseignement pour des raisons cliniques ou administratives, et à votre demande écrite et signée, pourront y avoir accès. Dans le même ordre d’idées, j’adhère au principe de ne divulguer que les renseignements indispensables au besoin du client.
Je suis moi-même désignée responsable des données et de la protection des renseignements personnels. Si vous avez des questions ou des préoccupations, vous pouvez communiquer avec moi à l’adresse pascale@sexotherapie.ca
J’apprécie vos commentaires.
Comment j’utilise vos renseignements?
Je crois qu’il est important que vous sachiez comment j’utilise vos renseignements. À cet effet, je recueille, utilise et divulgue des renseignements vous concernant seulement pour les fins suivantes :
- Prodiguer aux clients des soins sécuritaires et efficaces
- Assurer un service de haute qualité
- Évaluer vos besoins en matière de santé mentale et sexuelle
- Établir et maintenir la communication avec vous, notamment pour planifier et vous rappeler les rendez-vous
- Envoyez les secours en cas d’urgence (par ex. crise suicidaire)
- Communiquer avec d’autres professionnels de la santé, avec votre consentement écrit, qui participent à vos soins
- Se conformer aux exigences légales et réglementaires, y compris communiquer avec le Commissaire à la protection de la vie privée ou tout conseil d’examen législatif, prévu par la loi
- Se conformer à une ordonnance du tribunal en cas de procédures judiciaires
- Facturer des biens et des services, émettre des reçus
- Recouvrer les comptes impayés
- Se conformer aux exigences réglementaires et à la loi en général
La liste précédente est plutôt longue, car je la veux aussi exhaustive que possible. Toutefois il est fort probable qu’en ce qui vous concerne, un certain nombre de ces éléments ne s’appliqueront jamais.
Avant d’utiliser ou de divulguer les renseignements personnels dans un but autre que ceux identifiés précédemment, je vous informerai de ce nouveau but et je ne procéderai qu’avec votre consentement.
Comment vos renseignements sont-ils stockés?
Vos renseignements peuvent être sauvegardés sous forme physique (dossiers, modèles, etc.). Ils sont alors entreposés dans un classeur verrouillé, dans un bureau privé auquel seul moi et mon adjointe administrative avons accès. Les renseignements numériques peuvent être sauvegardés sur des serveurs de fichiers cryptés de Psylio dans des endroits sécurisés/avec accès. Les renseignements numériques sont protégés par mots de passe. Mes systèmes sont protégés par du matériel et des logiciels de sécurité informatique conformes aux normes de l’industrie. Pour plus de renseignements sur la Politique de confidentialité de Psylio, vous pouvez consulter ce lien-ci Politique relative à la Vie Privée – Psylio
J’utilise la Suite Google comme outils de travail dont le calendrier, le Disque et l’application Word. Ces derniers sont protégés par une vérification en deux étapes, ainsi qu’un système m’indiquant toute tentative inhabituelle de connexion à mon compte.
En tant que gestionnaire de l’information, J’utilise les plus hauts standards et les meilleures technologies ainsi qu’un programme de cybersécurité solide pour protéger la vie privée des patients et assurer la conformité à toutes les lois locales et fédérales.
J’ajoute que je suis et j’ai toujours été soumise au code de déontologie de l’ordre professionnel des sexologues du Québec.
Archivage et élimination de dossier physique et numérique
Les notes papiers qui sont prises lors des rendez-vous sont ponctuellement transférées dans le dossier client sur la plateforme Psylio. Ces notes sont entrées à partir d’un ordinateur sécurisé à l’aide d’un mot de passe et un verrouillage automatique après une période d’inactivité. Ces notes papier sont ensuite détruites par déchiquetage.
Les dossiers numériques sont conservés pour une durée minimale de 5 ans pour être ensuite détruit de manière permanente et sécuritaire.
Communication électronique
Je peux communiquer avec vous par voie électronique tels que courriels si vous le choisissez. Je recueillerais votre autorisation signée avant de vous envoyer des compléments à la thérapie. Tous les messages provenant de mon bureau doivent être conformes à la protection des renseignements personnels. Il n’y a que moi, Pascale Robitaille qui ai accès à cette boîte de courriel ainsi que l’hébergeur de mon site Internet: DreamHost, mais ces derniers ne les consultent pas. Ces courriels sont régulièrement effacés et mis dans la boîte de déchets, et sont effacés après une période automatiquement.
À noter qu’en cas d’erreurs dans la transmission d’un courriel, Je serai tenue de me dénoncer à la commission d’accès à l’Information ainsi qu’à l’intérieur d’un registre des incidents de confidentialité qui doit être tenu.
Informations collectées par témoins de connexions
Dans la mesure où nous recueillons vos renseignements personnels à l’aide de témoins de connexions (cookies), afin de vous identifier, de vous localiser ou encore d’effectuer un profilage, cette collecte sera réalisée uniquement si vous consentez à l’activation de ces outils technologiques.
En plus de ces témoins, nous avons également recours à des témoins qui sont dits « nécessaires » ou « strictement nécessaires » au fonctionnement de notre site Web et qui ne peuvent donc pas être désactivés.
Qui peut avoir accès à vos informations :
- Vous ou votre représentant légal, après consentement écrit
- Mon adjointe administrative peut y avoir accès pour la stricte exécution de ses fonctions.
- À toute personne autorisée par la loi à avoir accès à ces renseignements (ex: Direction de la Protection de la Jeunesse)
- À toute personne à qui vous avez autorisé l’accès aux renseignements contenus dans votre dossier, par écrit de façon spécifique.
Consentement – collecte, utilisation et communication
- J’obtiens votre consentement avant de recueillir, utiliser ou communiquer à des tiers vos renseignements personnels, sauf dans les cas prévus par la Loi.
- En aucun cas je n’utiliserai ni ne communiquerai les renseignements personnels sans votre consentement à moins qu’il ne soit autorisé ou obligé à le faire en vertu de la législation applicable.
Vous pouvez en tout temps retirer votre consentement à l’utilisation et à la communication des renseignements personnels déjà collectés par la professionnelle. Vous pouvez exercer votre droit par lettre enregistrée (coordonnées ci-dessous). Le retrait de votre consentement pourrait m’empêcher de vous fournir ou de continuer à vous fournir certains services.
À moins d’avis contraire de votre part par une lettre enregistrée, nous considérons que votre consentement sera valide pour une période d’au moins 5 ans, après la fin du suivi. Advenant un décès ou une incapacité de la part de la professionnelle avant la fin de la période de conservation du dossier, une cessionnaire a été désignée à l’Ordre Professionnel des Sexologues du Québec (OPSQ) pour hériter de la conservation du dossier et de la responsabilité de sa destruction sécuritaire.
Accès et rectification à vos renseignements personnels
Il est important que les renseignements personnels que je détiens à votre sujet soient à jour. Veuillez m’informer de tout changement quant à ceux-ci. De plus, vous pouvez soumettre une demande :
- d’accès à vos renseignements personnels;
- de rectification de vos renseignements personnels;
- de retrait de votre consentement à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels;
Modifications de notre politique de protection des renseignements personnels
J’ai pour politique de publier toutes les modifications apportées à la Politique de protection des renseignements personnels..
J’indiquerais la date de la dernière révision de la présente politique à la fin du présent document. Vous êtes responsable de de visiter périodiquement notre site et la présente politique pour vérifier tout changement.
Faire une plainte, une requête, une demande d’information
J’ai mis en place des procédures pour recevoir et répondre aux plaintes ou demandes de renseignements concernant le traitement des renseignements personnels, la conformité à cette politique et aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels. Pour ce type de requête, il suffit de me contacter
Pascale Robitaille
300F-5215 Berri, Montréal, Qc, H2J 2S4
Vous pouvez également vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec. Une plainte écrite peut être déposée auprès de la Commission en consultant la page suivante : www.cai.gouv.qc.ca/diffusion-delinformation/services-et-formulaires/.
Approbation : Décembre 2023